Metodologia de gestão 5s no laboratório

Inspirada em cinco princípios japoneses (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke), a metodologia de gestão 5S promove uma transformação cultural que vai além da simples organização física. Ela envolve a participação de todos os colaboradores, desde a alta gerência até os funcionários da linha de frente, na construção de um ambiente de trabalho mais agradável, seguro e produtivo. Imagine um local de trabalho impecável, livre de desorganização e desperdícios, onde tudo está em seu devido lugar e os processos possuem uma fluidez natural. Essa é a realidade que a metodologia 5S para gestão pode proporcionar para sua empresa.

Nesse post vamos abordar esta metodologia de gestão focada na manutenção de organização simples, mas eficaz para o bom funcionamento do laboratório.

O que é a metodologia de gestão 5s

A metodologia 5s é um conjunto de práticas que nasceu no Japão destinadas a criar e manter um ambiente de trabalho organizado, limpo e eficiente. Laboratórios grandes e complexos conseguem manter uma excelência e alto padrão por aplicarem esses princípios.

Esta metodologia nasceu em um Japão pós Segunda Guerra Mundial, quando o país passava por um processo de reestruturação

E quais são os 5s?

Seus 5s são:

1. Seiri (Senso de Utilização): Eliminar tudo que é desnecessário, descartando objetos inúteis ou sem uso.
2. Seiton (Senso de Organização): Organizar os itens restantes de forma eficiente e lógica, facilitando o acesso e a utilização.
3. Seiso (Senso de Limpeza): Manter o ambiente de trabalho limpo e higienizado, prevenindo acidentes e doenças.
4. Seiketsu (Senso de Padronização): Padronizar as tarefas e procedimentos, garantindo a qualidade e a consistência do trabalho.
5. Shitsuke (Senso de Disciplina): Manter a disciplina e o compromisso com a metodologia, tornando-a um hábito permanente na empresa.

Seiri

O primeiro “S” se refere a utilização e nesta etapa o foco é identificar tudo o que for desnecessário no laboratório. Para te ajudar você pode se perguntar “Será que esse item/etapa é realmente necessária para o processo de análise?” Por exemplo, documentos muito antigos podem ser digitalizados e descartados da maneira correta para liberar espaço.

A organização do espaço físico afeta e muito o desempenho das tarefas. Uma vez organizado, maior se torna o rendimento da equipe.

Seiton

O Seiton pode se traduzir a senso de organização (ou ordem). Neste processo você rearranja os itens necessários de forma lógica e sistemática. Cada instrumentos, equipamento, tudo, precisa ter seu devido lugar e de fácil acesso para minimizar tempo perdido procurando itens fora do lugar.

O ponto central aqui é deixar as coisas de forma a serem encontradas facilmente, tornando o fluxo de trabalho suave e sem interrupções.

Seiso

Senso de limpeza. Depois de organizar as coisas, o Seiso é a etapa onde o senso de limpeza é implantado no processo. Sabemos que é fundamental manter o laboratório limpo para evitar contaminações, e mesmo aqueles em que não há esse risco, manter o laboratório limpo e agradável contribui para todos os processos.

Vale refletir: Cada um se responsabiliza pela sua parte? Minha equipe devolve cada coisa em seu lugar limpos e higienizados? Essas perguntas são importantes para conseguir visualizar uma maneira do Seiso ser implementado. O Seiso promove a proatividade da manutenção ao ambiente e o cuidado.

Seiketsu

O Seiketsu se trata da padronização de tudo que foi implementada nos 3 primeiros “S”. Ao criar um padrão para seguir, o esforço para manter o fluxo e a organização das coisas é menor, já que existe um “mecanismo” que protege esse sistema. De forma prática, estabeleça protocolos claros de qual forma correta para descarte de materiais, como e quando limpar instrumentos e quais os produtos de limpeza necessários para isso.

Ao final do ano, quando geralmente essa organização geral acontece, as tarefas serão reduzidas, pois se manteve ao longo do ano.

Shitsuke

Shitsuke, ou disciplina, é o que vai sustentar e manter o que foi estabelecido nos outros 4 S. É nessa parte do processo que o laboratório se compromete ainda mais com a Melhoria Contínua. Tudo que foi feito nas etapas anteriores precisa se tornar um hábito ou até mesmo parte da cultura organizacional para que com o passar do tempo se torne algo natural de se fazer.

Exemplos de Aplicação da Metodologia 5S em Laboratórios de Controle de Qualidade

A seguir, damos exemplos da aplicação da metodologia 5s para gestão para laboratórios de Controle de Qualidade, mas podem ser adaptados a outros tipos de ambientes laboratoriais.

Seiri (Senso de Utilização):

• Eliminar materiais e equipamentos obsoletos, danificados ou desnecessários do laboratório.
• Identificar e descartar itens com validade vencida ou que não são mais utilizados.
• Doar ou vender materiais que ainda estejam em boas condições, mas que não são mais necessários para o laboratório.

Seiton (Senso de Organização):

• Definir um local específico para cada item no laboratório, facilitando o acesso e a utilização.
• Utilizar ferramentas como etiquetas, placas de identificação e sinalizações para manter a organização.
• Padronizar a disposição dos materiais e equipamentos no laboratório.

Seiso (Senso de Limpeza):

• Estabelecer uma rotina de limpeza e higienização do laboratório, incluindo bancadas, equipamentos, pisos e paredes.
• Designar responsabilidades específicas para a limpeza e organização do laboratório.
• Incentivar a participação de todos os colaboradores na manutenção da limpeza do local de trabalho.

Seiketsu (Senso de Padronização):

• Padronizar os procedimentos de trabalho, incluindo métodos de análise, utilização de equipamentos e registro de dados.
• Criar manuais e checklists para facilitar a padronização das atividades.
• Realizar treinamentos periódicos para garantir que todos os colaboradores estejam familiarizados com os procedimentos padronizados.

Shitsuke (Senso de Disciplina):

• Implementar um sistema de acompanhamento e monitoramento da aplicação da metodologia 5S no laboratório.
• Realizar auditorias internas periódicas para identificar áreas de melhoria.
• Reconhecer e recompensar os colaboradores que se destacarem na aplicação da metodologia 5S.

Leia também: Os sete princípios da gestão da qualidade

Benefícios da metodologia 5s para gestão do laboratório

Em um laboratório de controle de qualidade, a organização, a eficiência e a precisão são requisitos absolutos para garantir a confiabilidade dos resultados e a qualidade dos produtos. É nesse cenário que a metodologia 5S se destaca como uma ferramenta poderosa para transformar o ambiente de trabalho e impulsionar a excelência operacional.

Como o laboratório se beneficia com essa gestão?

• Redução de erros e aumento da confiabilidade dos resultados: A organização e a limpeza do ambiente diminuem o risco de acidentes, contaminações e perda de amostras.
• Aumento da produtividade e da eficiência: A otimização do layout do laboratório e a padronização dos procedimentos facilitam o acesso aos materiais e equipamentos, agilizam as tarefas e reduzem o tempo de espera.
• Melhoria da qualidade do trabalho: A padronização das atividades e a eliminação de desperdícios garantem maior consistência nos resultados e na qualidade dos produtos finais.
• Redução de custos: A diminuição do desperdício de materiais, insumos e energia, além da otimização do tempo de trabalho, contribui para a redução de custos operacionais.
• Melhora da segurança no trabalho: A organização e a limpeza do ambiente minimizam os riscos de acidentes, quedas e outros perigos, promovendo um ambiente de trabalho mais seguro para todos.
• Aumento da satisfação e do engajamento dos colaboradores: Um ambiente de trabalho organizado, limpo e seguro contribui para a satisfação e o engajamento dos colaboradores, que se sentem mais motivados e produtivos.

A metodologia 5S não é apenas uma técnica de organização, mas sim uma filosofia de gestão que transforma a cultura do laboratório e impulsiona a excelência operacional.

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