A maioria dos gerentes de laboratório e cientistas entendem por que eles gostariam de um LIMS. Menos óbvio para todos é como eles devem fazer o processo de como selecionar o LIMS ideal.
Este post compartilha como conduzir com sucesso o processo de como selecionar o LIMS ideal para vários laboratórios em vários continentes, com várias partes interessadas e poucos fluxos de trabalho ou práticas padronizadas em vigor.
1. Faça um levantamento sobre as necessidades gerais da sua empresa
Implementar um novo LIMS é uma tarefa muito importante que demanda tempo, alinhamento de necessidades, análise das metodologias e outros processos que seu laboratório aplica nas atividades, rotineiras ou não. Por isso é fundamental fazer um levantamento das necessidades gerais que seu laboratório precisa. Um LIMS é capaz de cuidar de todos os processos do começo ao fim e até agilizar demandas para departamentos administrativo e comercial que se ligam ao laboratório, por exemplo. Portanto, faça apontamentos gerais com a equipe de gestão para entender quais pontos críticos um novo LIMS vai ajudar.
2. Crie uma lista de verificação de requisitos para selecionar o LIMS ideal
Quer comprar um LIMS? Você está no meio da compra de um LIMS? Está avaliando diferentes fornecedores de LIMS? Para todas essas perguntas a resposta é uma só: crie uma lista de verificação de requisitos ou um cartão de pontuação.
As listas de verificação de requisitos do LIMS são essenciais para as equipes de laboratório que desejam atualizar ou escolher um novo LIMS. Embora alguns aspectos do processo de tomada de decisão possam ser subjetivos, é bastante revelador o quanto uma lista de verificação é objetiva e potencialmente “pontuável”.
Então, antes de seguirmos em frente, tenha essa conclusão fundamental: você precisa de uma lista de verificação de requisitos do LIMS.
3. Alinhe as partes interessadas na criação da lista de verificação de requisitos
Reúna-se com o maior número possível de gerentes de laboratório, membros da equipe de TI e tomadores de decisão-chave. Mas, talvez mais importante, reúna-se com cientistas e técnicos do laboratório que serão os usuários assíduos do sistema. São eles que vão interagir com a plataforma no dia a dia e ela precisa se alinhar com as necessidades desses profissionais e responder às suas preocupações.
Uma das coisas mais valiosas ao longo do processo é que a equipe responsável pelo processo deve incluir pessoas que realmente usarão o LIMS. Entender essas necessidades e preocupações das equipes permite a criação de uma lista de requisitos detalhada que leva em consideração o que um novo LIMS precisa abranger para suprir cada setor.
4. Leve em consideração a integração
É muito comum que alguns laboratórios tenham cadernos físicos, enquanto outros utilizem planilhas e que cada cientista registre dados de acordo com suas preferências. São práticas que causam confusão no momento de rastrear dados. Antes de definir qual LIMS implantar, leve em consideração que ele precisa oferecer integração de dados e até a possibilidade de integração com equipamentos, IA e Machine Learning se for de necessidade da empresa.
A integração de dados permite que todos os dados fiquem registrados, desde a coleta e gestão das amostras até a entrega final. Os dados se tornam rastreáveis facilitando acesso e gestão dos dados.
5. Pense em automação de processos
É inevitável que a automação de processos crie preocupação entre os pesquisadores e técnicos do laboratório, afinal de contas, se uma tarefa não exige mais cinco horas, o que eles estariam fazendo?
A verdade é que automatizar processos não significa demissões e downsizing. Na maioria das vezes, as equipes perdem tempo repetindo experimentos que haviam falhado no passado porque essa informação está no Excel, bloqueada na área de trabalho de alguém, indisponíveis.
Automatizar processos significa que a equipe pode usar seu tempo para se aprofundar mais nas pesquisas, lançar mais projetos, obter mais recursos para acelerar o tempo de lançamento no mercado.
6. Estreitando o campo de fornecedores do LIMS ideal
Com certeza terão muitos fornecedores LIMS na sua lista. Procure selecionar somente os que mais atendem os requisitos da lista de verificação.
Da lista de verificação de requisitos, você pode criar um sistema de pontuação. Se, por exemplo, o LIMS em potencial não tem uma funcionalidade para o laboratório, ele pode receber uma pontuação zero. Se ele possui a funcionalidade, mas não é realmente o que está procurando, porém provavelmente pode funcionar, ele recebe pontuação um. Os sistemas que oferecem a funcionalidade pronta para uso exatamente recebem uma pontuação completa (dois).
Duas recomendações finais de seleção do LIMS
O uso de um cartão de pontuação de requisitos ajuda a nivelar as condições de concorrência, permitindo a tomada de decisão baseada em dados no processo de seleção. Mas havia duas conclusões adicionais do nosso processo de seleção e implementação que merecem ser mencionadas:
1. Do lado da seleção do LIMS ideal, tende a haver uma ênfase em obter adesão nos níveis mais altos de hierarquia de uma organização, que é importante, já que eles controlam a supervisão do projeto. Mas certifique-se de que seu processo se envolva com os cientistas e técnicos que realmente trabalharão com o LIMS. Certificar-se de que o sistema que você escolhe responde às suas necessidades é a chave para o seu apoio… e, finalmente, o sucesso do projeto.
2. Antes da implantação do LIMS, dê a si mesmo tempo suficiente para padronizar seus dados mestre e fluxos de trabalho. No nosso caso, as ‘coisinhas’ se somaram. A padronização de convenções de nomenclatura de inventário de produtos químicos, por exemplo, exigiu a classificação linha por linha de dezenas de milhares de linhas de dados. Considere uma substância química em particular: alguns cientistas a rotulam de “etanol”, outras de “álcool etílico” e ainda outras de “ETOH”. Outro exemplo: cientistas em um laboratório estavam medindo experimentos com base em miligramas por decilitro, enquanto seus parceiros em um laboratório diferente estavam medindo gramas por litro, levando a dados que não eram padronizados.
Essas informações ajudam a conduzir com sucesso o processo de como selecionar o LIMS ideal de forma sucinta e objetiva. Se quiser entender como podemos ajudar seu laboratório a ter mais êxito nos processos, entre em contato conosco através do site.
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